1. Onderwerp

1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging Hockey Club Naarden ("HCN”) hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan HCN persoonsgegevens verwerkt.

1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft HCN uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
(a) App: iedere app die door HCN beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.
(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan HCN als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(e) Website: iedere website die door HCN wordt aangeboden, waaronder www.hcnaarden.nl.

2. Algemeen

2.1. HCN verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.

2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op HCN rust;
 (d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HCN is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HCN of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

3.1. HCN verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
(c) het organiseren van evenementen van of op HCN, zoals het HartstiCke Naarden Familietoernooi, B-toernooi, het Lijnteamkamp of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen HCN, bijvoorbeeld de Business Club, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;

(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(f) het beheer van de organisatie van HCN, zoals het administreren van de diverse commissies;

(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van HCN, onder meer via elektronische post of Nieuwsbrief;

(h) het screenen van vrijwilligers;

(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;

(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(k) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

(l) de administratie van haar vrijwilligers;

(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

(n) het vervaardigen en beschikbaar stellen van de Ledenwijzer (een jaarlijkse uitgave met daarin artikelen en interviews met foto’s en teamfoto’s met onderschrift/namen).

(o) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers.

(p) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van HCN of ten behoeve van evenementen van HCN;

(q) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;

(r) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

3.2. Persoonsgegevens worden door HCN niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Beeld en geluid

4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van HCN worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HCN, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt. HCN gebruikt voor uitingen vooral foto’s van groepen mensen waarbij niet één individu centraal staat.

4.2. Op veld 1 is er de mogelijkheid om met een hooggeplaatste camera beeldopnamen te maken, welke kunnen worden gestreamd en uitgezonden via internet. HCN is van mening een gerechtvaardigd belang (te weten nieuwswaarde c.q. promotie van de vereniging) te hebben om wedstrijden op deze wijze uit te zenden in bijzondere situaties, waarmee vooral wordt gedacht aan wedstrijden van de eerste seniorenteams (competitie of bekerwedstrijden).

Een andere bijzondere situatie kan zijn dat er bij jeugdwedstrijden geen ouders als toeschouwer aanwezig mogen zijn vanwege coronamaatregelen (of anderszins), in welk geval zij via de stream toch de wedstrijden zouden kunnen volgen.

4.3. Tijdens trainingen en wedstrijden worden soms beeldopnamen gemaakt van spelsituaties met het doel om deze achteraf gezamenlijk te bekijken en er van te leren.

Ook kunnen bij jeugdspelers in de groei gerichte beeldopnamen worden gemaakt van hun manier van lopen in het kader van een blessure preventie programma (Joint Forces). Deze beelden zullen nadat de bevindingen met het jeugdlid en/of ouders zijn gedeeld worden vernietigd.

4.4. Indien tegen de genoemde beeldopnamen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. HCN heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of beelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

5. Cookies

5.1. HCN maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

5.2. HCN kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.

5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

5.4. Op de website www.hcnaarden.nl maakt HCN gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

5.5. Voor zover HCN gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

6.1. HCN deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is HCN gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

6.3. HCN kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

6.4. HCN kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie of voor het drukken van de Ledenwijzer. Ook kan HCN ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
 
6.5. HCN kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HCN in het belang van haar betrokkene is.

7. Bewaartermijn

7.1. HCN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.

7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn).



8. Beheer persoonsgegevens via Mijn HC Naarden

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn HC Naarden”, bereikbaar via de website www.hcnaarden.nl.

9. Rechten betrokkene

9.1. Betrokkene heeft het recht HCN te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om HCN te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

9.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. 

9.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9.4. Indien betrokkene om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal HCN de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft HCN nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van HCN. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is HCN gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

10. Contact

Verzoeken aan HCN met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected]. 

11. Wijzigingen

HCN behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.

© HCN 2021, versie 24 november 2021